Kompleksowe przygotowanie instrukcji obsługi w innym języku, np. w języku polskim na podstawie tekstu instrukcji użytkownika w języku obcym, np. angielskim, przebiega kilkuetapowo, polegając na tłumaczeniu tekstu i obróbce grafiki. Szczegółowo proces ten przedstawia się następująco:

 

 

W procesie tłumaczenia instrukcji obsługi bierze udział tłumacz techniczny. Właściciel biura tlumaczeń Best Text jest certyfikowanym tłumaczem technicznym Naczelnej Organizacji Technicznej w Warszawie w zakresie następujących specjalizacji: medycyna, farmacja, biologia, weterynaria. Tłumacz techniczny posiada specjalistyczną wiedzę i często doświadczenie praktyczne w pracy z danym urządzeniem, np. inżynier mechanik tłumaczy instrukcję obsługi kombajnu, doktor biochemii tłumaczy podręcznik użytkownika autoklawu lub laminaru przepływowego, a lekarz tłumaczy instrukcję obsługi monitora pacjenta. Czasem jednak do wykonania profesjonalnego tłumaczenia instrukcji obsługi sprzętu medycznego czy katalogu instrumentów chirurgicznych nie wystarczy tytuł lekarza medycyny, lecz dodatkowo potrzebna jest specjalizacja lekarska, np. ortopeda, chirurg lub specjalista rehabilitacji medycznej podejmuje się przekładu instrukcji użytkowania i implantacji endoprotez, dlatego agencja tłumaczeń, zatrudniając wachlarz specjalistów, otwiera przed klientami możliwość rzetelnego przekładu tekstów z rozmaitych szczegółowych dziedzin techniki i nauki. Przykładowo poprawne przetłumaczenie instrukcji obsługi monitora z wyświetlaczem LCD lub specyfikacji pilotowania samolotu wymaga umiejętnego korzystania ze słownika naukowo-technicznego (obecnie na rynku największym tego typu wydaniem jest słownik wydawnictwa WNT) i innych słowników specjalistycznych, przeglądania zdjęć i schematów podobnych produktów i urządzeń w sieci Internet, konsultowania terminologii na forach dla tłumaczy oraz posiadania podstawowej wiedzy z zakresu fizyki (w tym elektryczności, optyki), informatyki, elektroniki czy materiałoznawstwa. Po wykonaniu tłumaczenia polonista bądź native speaker języka angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego, francuskiego itd. może sprawdzić tekst pod kątem poprawności językowej, jeśli Klientowi bardzo zależy na najwyższej jakości rynkowej (druk wysokonakładowy). 

Profesjonalne tłumaczenia techniczne przewodnika użytkownika za każdym razem stanowią pewne wyzwanie dla tłumacza, szczególnie gdy nie posiada on przy sobie urządzenia, by sprawdzić działanie niektórych funkcji w praktyce. Właśnie dlatego Klient otrzymuje wersję tłumaczenia do edycji, by sam mógł wnieść ewentualne poprawki, mając wiedzę praktyczną w pracy z danym modelem urządzenia, której zwykle nie posiada zdalny tłumacz.